Politique de confidentialité

La présente politique explique comment BEMEXO traite les données personnelles dans le cadre de son service de gestion des feuilles d'heures pour le BTP. Elle est rédigée conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi « Informatique et Libertés ».

1. Qui est responsable des données ?

BEMEXO est un outil utilisé par des entreprises (l'« entreprise cliente »), qui y gèrent les données de leurs salariés.

• Pour les données des salariés saisies via BEMEXO (identité, heures, etc.), l'entreprise cliente est responsable de traitement ; BEMEXO agit comme sous-traitant (au sens de l'article 28 du RGPD), pour le compte et sur instruction de l'entreprise cliente.
• Pour les données du compte de l'entreprise cliente elle-même (création de compte, facturation), BEMEXO (édité par K.HABITAT) est responsable de traitement.

2. Quelles données sont traitées ?

• Identité et contact : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone.
• Données de connexion : e-mail et mot de passe (chiffré), journaux techniques.
• Données de paie — facultatives : numéro de sécurité sociale (NIR), date d'embauche, type de contrat. Ces champs ne sont renseignés que si l'employeur le souhaite, pour ses obligations de paie.
• Données d'activité : heures déclarées, interventions, plannings, chantiers / clients.

Aucune donnée n'est collectée à des fins publicitaires. Aucune revente de données n'est effectuée.

3. Pourquoi (finalités) et sur quelle base ?

• Fournir le service (saisie des heures, planning, exports pour la paie) — base : exécution du contrat.
• Authentification et sécurité — base : intérêt légitime / obligation de sécurité.
• Obligations de paie et déclarations sociales (côté employeur) — base : obligation légale.
• Support et amélioration du service — base : intérêt légitime.

4. Le numéro de sécurité sociale (NIR)

Le NIR est une donnée encadrée, mais son utilisation pour la gestion de la paie et les déclarations sociales est expressément autorisée. Dans BEMEXO, il est facultatif et accessible uniquement à l'employeur (secrétaire / administrateur) ; il n'est jamais visible par les autres salariés.

5. L'endroit, quand votre entreprise l'a activé

Cette fonction est désactivée par défaut. Votre employeur peut l'activer ; tant qu'il ne l'a pas fait, aucune position n'est enregistrée, et rien de ce paragraphe ne s'applique à vous.

Ce qui est enregistré, et quand.

• Deux points par pointage en direct : au moment où vous le démarrez, et au moment où vous le fermez. Rien entre les deux, rien quand l'application est fermée, rien quand vous ne pointez pas. Cinq pointages dans la journée donnent donc cinq départs et cinq fermetures, pas un suivi continu.
• Les coordonnées, et la précision annoncée par votre téléphone — souvent quelques mètres dehors, mais couramment un à trois kilomètres à l'intérieur d'un bâtiment. Cette précision est toujours affichée à côté du point, parce qu'un point imprécis ne prouve rien.
• Rien du tout si vous refusez l'autorisation que demande votre téléphone, ou si celui-ci ne trouve pas la position. Votre pointage fonctionne à l'identique, vos heures et votre paie ne changent pas. Une journée saisie à la main n'a jamais de position.
• Un pointage oublié et fermé plus de quatorze heures après son début n'enregistre pas de point de fermeture : c'est ce qui évite d'enregistrer votre domicile au lieu d'un chantier.

Pourquoi. Pour pouvoir répondre à un client qui conteste une facture : montrer que quelqu'un était bien sur le chantier à telle heure. Ce n'est pas un moyen de contrôler vos heures de travail, et ce n'est utilisé ni pour vérifier ni pour contester ce que vous déclarez. Base légale : l'intérêt légitime de l'entreprise (article 6.1.f du RGPD).

Qui les voit. Uniquement votre employeur (secrétaire / administrateur) et vous-même : chaque position est affichée sur votre propre journée, à côté des heures concernées. Votre chef d'équipe ne les voit pas, même pour les personnes de son chantier. Personne ne peut les modifier ni les effacer à la main, pas même l'employeur.

Combien de temps. Douze mois, puis suppression automatique. Ce délai correspond au temps pendant lequel une facture peut être discutée ; il ne sert pas à constituer un historique de déplacements.

6. Qui a accès aux données ?

• L'entreprise cliente (employeur), strictement pour ses propres salariés.
• Les sous-traitants techniques de BEMEXO : Cloudflare, Inc. (hébergement de l'interface) et Supabase (base de données / authentification) ; pour l'assistant BEMEXO (section 14), Anthropic et, en secours, Google (Gemini) ; pour la mesure d'audience et la mesure des conversions publicitaires du site, Google (uniquement avec votre accord, voir sections 11 et 12) et Cloudflare (statistiques sans cookie).
• Le cas échéant, les autorités si la loi l'exige.

7. Hébergement et localisation

Les données sont stockées dans l'Union européenne (Supabase, région Paris). L'interface est distribuée via Cloudflare, Inc., ce qui peut impliquer des transferts hors UE encadrés par des garanties appropriées (clauses contractuelles types de la Commission européenne). Les demandes faites à l'assistant BEMEXO (section 14) sont traitées par Anthropic, aux États-Unis, avec les mêmes garanties.

8. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées ou supprimées selon les durées légales applicables. Les éléments liés à la paie sont conservés conformément aux obligations légales en vigueur ; la durée précise applicable est déterminée par l'employeur, responsable de traitement.

9. Sécurité

• Chiffrement des communications (HTTPS / TLS) et des données au repos.
• Cloisonnement par entreprise et par rôle (politiques d'accès au niveau base de données).
• Mots de passe stockés sous forme chiffrée (hachée).
• Accès limité au strict nécessaire.

10. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Pour les données traitées par votre employeur, adressez-vous à lui ; pour les autres, contactez BEMEXO à [email protected]. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

11. Mesure d'audience (Google Analytics 4)

Sur le site bemexo.com, nous utilisons Google Analytics 4 pour mesurer la fréquentation du site et l'efficacité de nos campagnes publicitaires (pages vues, provenance des visites, type d'appareil et de navigateur).

• Consentement : Google Analytics n'est chargé qu'après votre accord, donné dans le bandeau cookies (« Tout accepter » ou catégorie « Mesure d'audience »). Sans accord, aucun script Google n'est chargé et aucun cookie Google n'est déposé. Base légale : votre consentement (art. 6.1.a du RGPD et art. 82 de la loi « Informatique et Libertés »).
• Cookies : _ga et _ga_C76Q47N9KN, conservés 13 mois au maximum.
• Destinataire : Google Ireland Limited. Des données peuvent être transférées à Google LLC (États-Unis), transfert encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).
• Retrait : vous pouvez retirer votre accord à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de page. Les cookies _ga et _ga_* sont alors supprimés.

Nous utilisons aussi Cloudflare Web Analytics, qui compte les visites de façon agrégée, sans cookie ni stockage sur votre appareil ; il ne nécessite donc pas de consentement.

12. Publicité (Google Ads — mesure des conversions)

Nous diffusons des annonces Google Ads. Si vous l'acceptez, nous mesurons si une visite venue de l'une de nos annonces aboutit à une action sur le site (clic sur « Essayer gratuitement », création d'un compte d'essai). Cette mesure ne contient ni votre nom, ni votre e-mail, ni votre téléphone.

• Consentement : catégorie « Publicité » du bandeau cookies, décochée par défaut (ou « Tout accepter »). Sans cet accord, les signaux publicitaires de Google (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) restent refusés et aucun cookie publicitaire n'est déposé. Base légale : votre consentement (art. 6.1.a du RGPD et art. 82 de la loi « Informatique et Libertés »).
• Cookie : _gcl_au (Google Ads, mesure des conversions), conservé 90 jours.
• Destinataire : Google Ireland Limited, avec les mêmes garanties de transfert que ci-dessus (Data Privacy Framework).
• Retrait : à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de page. Le cookie _gcl_au est alors supprimé et les signaux publicitaires repassent à « refusé ».

13. Cookies et stockage local

Liste complète de ce qui est déposé sur votre appareil :

• cc_cookie — mémorise votre choix dans le bandeau cookies. Nécessaire. Durée : 6 mois.
• _ga — Google Analytics 4, distingue les visiteurs. Uniquement avec votre accord. Durée : 13 mois.
• _ga_C76Q47N9KN — Google Analytics 4, conserve l'état de la visite. Uniquement avec votre accord. Durée : 13 mois.
• _gcl_au — Google Ads, mesure des conversions publicitaires. Uniquement avec votre accord (catégorie « Publicité »). Durée : 90 jours.
• Stockage local de l'application (utilisateurs connectés uniquement) — nécessaire au fonctionnement : session de connexion (sb-…-auth-token, jusqu'à la déconnexion), heures saisies hors réseau en attente d'envoi (battime_offline_…, jusqu'à leur envoi) et préférence d'affichage du tableau de bord (bemexo_admin_coach).

Aucun autre cookie publicitaire ou de traçage n'est utilisé.

14. L'assistant BEMEXO (intelligence artificielle)

L'assistant BEMEXO répond à vos questions, remplit des fiches à votre demande et vous guide dans l'application. Vous pouvez toujours saisir vos heures et utiliser BEMEXO sans lui. Il ne prend aucune décision automatique vous concernant (paie, évaluation, sanction).

• Ce qui est envoyé : votre question (écrite ou dictée), les éléments de votre espace nécessaires pour y répondre (par exemple vos heures et votre planning pour un salarié ; les chantiers, le planning et l'équipe pour l'employeur), les derniers messages de la conversation en cours (7 au plus, pour qu'il comprenne « et pour Lucas aussi ? ») et les documents que vous joignez vous-même (photo, PDF). L'assistant n'a jamais plus de droits que vous : ce que vous ne pouvez pas voir dans BEMEXO, il ne le voit pas.
• Consultation à la demande : pour répondre à une question précise, l'assistant peut consulter, avec vos droits, une partie de votre espace : pour un salarié, ses propres heures, sa journée et son planning ; pour l'employeur, le planning, les heures par salarié et par chantier, les pointages du jour, l'avancement des chantiers, les demandes de congé (sans leur motif et sans aucune donnée de santé), les réserves, les noms des documents et les dépenses de chantier. Seul le résultat nécessaire à la réponse est transmis à Anthropic, jamais à Google : si Anthropic est indisponible, la demande est traitée sans ces consultations. Une action proposée après une consultation attend toujours votre confirmation.
• Ce qui n'est jamais envoyé à l'assistant : le numéro de sécurité sociale, le taux horaire, le coût par salarié, les adresses e-mail et téléphones, les positions de pointage et les bulletins de paie.
• Une seule exception, voulue par l'employeur : la fonction « Coût réel » d'une fiche salarié. Quand l'employeur dépose un bulletin de paie, le fichier est lu par le modèle pour en relever quatre chiffres. Le fichier n'est jamais enregistré ; seuls les quatre chiffres vérifiés par l'employeur sont conservés, réservés à l'employeur.
• Qui traite la demande : Anthropic (États-Unis, modèle Claude) et, si Anthropic est indisponible, Google (modèle Gemini). Ce sont des sous-traitants de BEMEXO pour cette seule fonction, avec les garanties appropriées de la section 7. Selon leurs conditions commerciales, ils n'utilisent pas ces demandes pour entraîner leurs modèles.
• Ce que BEMEXO conserve : le texte de vos conversations avec l'assistant (vos questions, ses réponses et les liens de navigation qu'elles contiennent) est conservé 30 jours après la dernière activité, puis supprimé automatiquement. Il n'est visible que de vous seul dans l'application (ni votre employeur, ni vos collègues, ni le support de BEMEXO) et vous pouvez l'effacer à tout moment, une conversation ou tout l'historique. Les pièces jointes ne sont jamais conservées. Un journal garde seulement l'action effectuée (qui, quoi, quand, annulée ou non), sans le texte de votre demande, ainsi qu'un compteur quotidien par entreprise pour limiter l'usage.
• Ce que l'assistant fait dans BEMEXO apparaît à l'écran, avec la possibilité de l'annuler ou de le modifier.

Base légale : l'exécution du contrat (fournir le service). Pour les données des salariés, l'entreprise cliente reste responsable de traitement et BEMEXO son sous-traitant (section 1). Vos droits (section 10) s'appliquent à l'assistant comme au reste du service.

15. Contact

Pour toute question sur cette politique : [email protected].